Posta elettronica: uso, abuso e rimedi (efficaci)

Da parecchi anni ormai[1] gli utilizzatori della posta elettronica si lamentano del numero decisamente elevato di e-mail che ricevono,[2] della loro qualità, non sempre esente da critiche e, in ultima analisi, del molto tempo necessario per leggere e rispondere a messaggi di valore informativo non proporzionato all’impegno richiesto dal loro disbrigo.

La proliferazione delle e-mail non è legata solo allo spamming e agli aggiornamenti dei social media. Appare sempre più chiaro che c’è qualcosa che non va nel modo in cui utilizziamo questo strumento.

Forse è per questo motivo che esiste una vasta offerta di manuali per l’uso corretto della posta elettronica, realizzati soprattutto da istituzioni pubbliche o aziende,[3] che forniscono informazioni e suggerimenti per usare al meglio questo strumento sia dal punto di vista informatico, sia da quello della gestione dei messaggi.

Pochi di questi manuali propongono soluzioni alternative alla posta elettronica, che aiutino a usarla quando è realmente utile e non in modo indiscriminato.

Quasi nessuno di essi[4] propone consigli sul modo di progettare e scrivere le e-mail; questo è strano se si pensa che la comprensibilità dei messaggi dipende soprattutto dalla qualità e dalla consequenzialità logica del testo.

Per questa ragione Maxer ha messo a punto uno strumento che affronta in modo organico i diversi aspetti della posta elettronica. Nato dal benchmarking effettuato su un campione significativo dei manuali esistenti, Suggerimenti per la gestione e la scrittura delle e-mail propone le modalità per la corretta gestione dei messaggi di posta elettronica, articolate in cinque capitoli, e illustra in tre schede di approfondimento le tecniche per definire efficacemente i loro aspetti logico – linguistici. Una quarta e ultima scheda propone strumenti alternativi alla posta elettronica e suggerisce quando utilizzarli.

Introduzione
• Una e-mail non sostituisce la ricchezza del rapporto umano
• Le e-mail inutili fanno perdere tempo e provocano errori
• Una e-mail richiede la stessa attenzione di ogni altro scritto
• Gestione, conservazione e protezione delle e-mail
• E-mail: pesante, leggera o compressa?

Approfondimenti
• Scheda 1: I requisiti di una e-mail
• Scheda 2: Come progettare una e-mail
• Scheda 3: Come scrivere una e-mail
• Scheda 4: Strumenti alternativi alla posta elettronica.
 

Il manuale nasce come parte di un programma di miglioramento continuo della comunicazione d’impresa e permette di ottenere benefici concreti e misurabili in tempi rapidi. Tuttavia può essere utilizzato anche come strumento a se stante, producendo un immediato miglioramento nella qualità delle e-mail.

Suggerimenti per la gestione e la scrittura delle e-mail è uno strumento avanzato per affrontare e risolvere una volta per tutte l’e-mail overload di cui siamo vittime e, senza volerlo, un po’ carnefici.

For several years now[1] e-mail users have been complaining about the number of messages they receive,[2] their poor quality and the length of time needed to answer them since the value of the information they contain is disproportionate to the time required to process them.

The proliferation of e-mail messages is not only connected to spamming and updates from social media. It is increasingly evident that there is something wrong with the way we use this tool.

Maybe for this reason there is a wide range of handbooks dealing with the correct use of the e-mail, mainly published by public institutions and private companies, providing information and advice on how to improve the use of this tool, both from an information technology and message handling point of view.

Few of these manuals propose alternative solutions to the e-mail to help people use them only when needed rather than indiscriminately.

Almost no one[3] gives advice on how to plan and write messages; this is absurd, bearing in mind that the comprehensibility of messages depends largely on the quality and consequential logic of the text.

This is why Maxer has developed an instrument that addresses the various aspects of the e-mail. Using a significant sample of existing manuals as a benchmark, Tips for managing and writing e-mails suggests how to successfully manage e-mail messages  in five chapters. Three in-depth sections present techniques for effectively defining the logical and linguistic aspects. A fourth and final section deals with alternatives to e-mail messages and suggests when to use them.

Introduction

• An e-mail never substitutes the value of the human relationship
• Useless e-mails are time-wasting and cause mistakes
• An e-mail requires the same attention as any other written text
• Handling, storage and protection of e-mail messages
• E-mail: heavy, light or compressed?

In depth

• Section 1: The requirements of an e-mail
• Section 2: How to plan an e-mail
• Section 3: How to write an e-mail
• Section 4: Alternatives to e-mails.

The handbook is part of a continuous improvement programme for corporate communication and quickly generates real benefits that can easily be assessed. However, it can also be used as a tool in itself, creating an immediate improvement in e-mail quality.

Tips for managing and writing e-mails is a powerful tool to once and for all address and resolve the e-mail overload of which we are both victims and, unintentionally, the cause.